はじめて建物区分所有法入門15 植杉 伸介
３ 規約の保管および閲覧
(1)規約の作成方法 規約は、書面または電磁的記録によって作成しなければなりません。
なお、電磁的記録とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理のように供されるものとして法務省令で定めるものをいいます。
具体的には、パソコン等で作成し、ハードディスクやフロッピーディスクに保管する方法です。
(2)規約の保管義務者
たとえば、これからマンションを購入しようと思っている人からすると、そのマンションの規約がどうなっているかを知りたいと思うでしょう。
ところが、規約をだれがもっていて、どこに行けば見ることができるかが分からないと困ります。
マンションによって、規約を保管する人がバラバラという状態は、好ましくありません。
そこで区分所有法は、規約は、管理者（管理組合が法人化されている場合は、管理組合法人の理事）が保管しなければならないことにしました。管理者（管理組合法人の理事）は、規約の保管義務を負うのです。
ただし、管理者の設置は任意なので、管理者がいないマンションもあります。
その場合は、建物を使用している区分所有者またはその代理人を、規約また集会の決議で指名して、その者が保管することになります。
ここではまず、区分所有者に限らず、その代理人でもよい点に注意してください。区分所有者と同居している者や賃借人などでもよいのです。
また、建物を使用している者に限られる点も重要です。
区分所有者であっても、他人に賃貸して、その建物を使っていない人は、保管者になることができません。
建物を使用していない人では、規約を閲覧させてもらおうと思っても、別の場所まで探しに行かなければならず、保管者として不適切だからです。
さらに、規約の保管者の定めは、規約に定めることもできますし、集会の決議で定めることもできる点にも注意してください。
なお、管理者が規約の保管義務に違反すると、20万円以下の過料に処せられることがありますが、管理者がいない場合の保管者が保管義務に違反しても罰則はありません。
(3)閲覧に供する義務
規約を決まった者に保管させるのは、閲覧しやすくするためです。
それゆえ、規約の保管者は、利害関係人の請求があったときは、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧を拒むことができません。
「利害関係人」とは、区分所有者、専有部分の賃借人、これから区分所有権を取得しようとする者、これから専有部分を賃借しようとする者、管理組合と取引をしようとする者などです。
利害関係人は、かなり幅広い者が含まれます。具体的な例まで暗記する必要はないでしょう。
規約の保管者は、正当な理由がある場合は、閲覧を拒むことができます。たとえば、深夜や早朝に請求があった場合などです。
規約が電磁的記録により作成されている場合、規約の閲覧の方法としては、電磁的記録により記録された情報内容をモニタ（画面）などに表示する形式が認められます。
(3)保管場所の掲示義務
保管する義務を負う者が決まっているとしても、その具体的な場所が分からないと閲覧請求できません。
そこで、規約の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければならないことになっています。
たとえば、マンション内の掲示板に、保管場所を掲示しておくのです。
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